IT-Landschaften - Medienbruchfrei auf Erfolgskurs

Im Informationszeitalter und erst Recht in Zeiten von Industrie 4.0 ist nur jener langfristig überlebensfähig, der schnell über die richtigen Informationen verfügt. Nur wer weiß, wo sie entstehen und wie sie verwertet werden können, ist erfolgreich.

Folglich schlummern die größten Potenziale für einen Effizienzgewinn in vielen Betrieben in der Informationsverarbeitung. So weit so gut, werden Sie sagen. Doch die Realität eines Mittelstandsunternehmens sieht häufig so aus: IT-Landschaften setzen sich aus vielen Insellösungen mit mittlerweile teuren Datenbrüchen zusammen und Geld und Ressourcen, die schnell Abhilfe schaffen können, fehlen schlicht weg.

Do-it-Yourself-, Best-of-Breed-Lösungen oder generalistische Ansätze – sie alle haben Vor- und Nachteile, die Unternehmen und deren gewachsenen IT-Landschaften häufig keine echte Hilfe bieten. Unser Ansatz ist darum ganz einfach: Wir bauen Medienbrücken über ihre vorhandenen Lösungsbausteine!

Wie das aussehen könnte? Am Anfang unseres Brückenbaus steht die sorgsame Analyse aller Geschäftsprozesse und Datenflüsse. Und wir löchern Sie mit Fragen.

• Wo entsteht besonders viel manueller Aufwand?
• An welcher Stelle haben Medienbrüche die gravierendsten Auswirkungen?
• Wo sollte automatisiert werden?

Sind lohnende Prozesse identifiziert, geht es in die Detailanalyse – erneut mit Fragen wie:

• Wo entstehen die Daten tatsächlich?
• Wo werden Sie angereichert und verarbeitet?
• Wie sollte ihr Weg im Geschäftsprozess verlaufen?

Schließlich betrachten wir die eingesetzten Softwarelösungen unter der Fragestellung, wie Daten in die einzelnen Anwendungen hinein- oder herausfließen und wie die Brücke, die Sie sich auch wie eine Datendrehscheibe vorstellen können, in Ihrem ganz speziellen Fall gebaut werden muss.

Lassen Sie uns auf ein Beispiel aus der Praxis blicken, das den erfolgreichen Einsatz einer Medienbrücke dokumentiert.

Die Ausgangssituation

Ein Unternehmen, das im Bereich des Gebäudemanagements als Dienstleister agiert, betreut vor allem große Objekte, wie zum Beispiel Einkaufzentren. Im Gebäudemanagement fallen tagtäglich tausend kleine und große Aufgaben an – vom Tausch der Glühbirne bis zur Einbindung externer Dienstleister, wie beispielsweise für die Wartung der Fahrstühle.

Dabei ist das Unternehmen die Schnittstelle zwischen dem Eigentümer, den Mietern, den Besuchern und den externen Dienstleistern. In der Verwaltung waren folglich zahlreiche Mitarbeiter ausschließlich mit der Abwicklung und Koordination dieser Aufgaben beschäftigt – und das mittels komplexer Excel-Tabellen, in denen die Aufgabenstatus zum Teil über Wochen und von verschiedenen Mitarbeitern händisch gepflegt wurden.

Eine hohe Fehlerquote, allein schon bei der manuellen Erfassung, ist da aufgrund des großen Volumens nur menschlich und keineswegs überraschend. Erschwerend kam noch hinzu, dass immer nur eine Person das Excel-Dokument bearbeiten konnte.

Neben dem Wunsch einer Optimierung, Automatisierung und Verschlankung dieser ineffizienten und fehleranfälligen Abläufe, wünschte sich das Unternehmen Auswertungsmöglichkeiten für den Vertrieb und das Management, um die Wirtschaftlichkeit der bearbeiteten Aufgaben zu evaluieren.

Die Lösungsfindung

Gemeinsam mit den Mitarbeitern identifizierten und analysierten die NOVAGO-Experten zunächst die häufigsten Abläufe.

Dazu zählten vor allem die Aufgabenannahme aus einer externen Software des Auftraggebers, die Bewertung und Kategorisierung des Auftrags durch die Mitarbeiter, die Erfassung des Durchführungsstandes (insbesondere bei externen Dienstleistern) sowie die Abrechnung und Rückmeldung an das IT-System des Auftraggebers. Im Grunde war eine kompetente Fachkraft ausschließlich damit beschäftigt, die Aufgaben in die Excel-Tabelle abzutippen und Rückmeldungen einzuholen.

Entwicklung der Medienbrücke

Mit der Überführung in eine Medienbrücke lösten die Fachverantwortlichen des Dienstleisters gemeinsam mit NOVAGO gleich mehrere Probleme des Unternehmens – mit überzeugenden Ergebnissen: Heute ist das parallele Bearbeiten von Aufgaben möglich und lediglich eine Sperrfunktion für die Bearbeitung einer einzelnen Aufgabe durch einen bestimmten Mitarbeiter eingeführt.

Aufgaben werden automatisiert übernommen und rückgemeldet und unterliegen nur noch der Kontrolle durch die Mitarbeiter. Zudem ermöglicht die Aufgabenerfassung eine automatische Dokumentation der zeitlichen Aufwände als Basis für eine statistische Auswertung.

Aktuelle Bearbeitungsstände oder Leistungsaufwände sind durch die Medienbrücke für den Vertrieb jederzeit einsehbar und transparent. Dazu zählt auch die optische Hervorhebung von Aufgaben, die in Bezug auf zuvor definierte Parameter Auffälligkeiten aufweisen oder aber überfällig sind.

Statistiken für das Management gibt es inzwischen sogar auf Knopfdruck. Durch die Entlastung der Mitarbeiter von vielen aufwändigen, händischen Eingabeaufgaben und der daraus resultierenden, signifikanten Fehlerreduktion, sind Einsparungen in einer Dimension entstanden, in der sich die Erstinvestition, also das Erstellen des Grundgerüsts und die Abbildung der ersten Geschäftsprozesse bereits innerhalb von sechs Monaten amortisiert hat.

Das Praxisbeispiel verdeutlicht noch einmal: Softwareeigenentwicklungen oder generalistische Lösungen sind für kleine und mittelständische Unternehmen nicht immer die beste Lösung.

Die Entwicklung einer flexiblen Medienbrücke für alle eingesetzten oder geplanten Softwarebausteine ist dagegen eine wirtschaftlich tragbare Alternative, die auch in Wachstumszeiten einen echten Wettbewerbsvorteil verschafft – erst recht, wenn die Entwicklung nach und nach und nicht ad hoc erfolgt.

Daniel Görtz, Managing Director, NOVAGO GmbH & Co. KG